NodsatAutomatizar facturas de proveedores y control de cobros con IA
Aprende a automatizar facturas de compras y flujos de cobro en tu empresa. Extrae datos de facturas en PDF con inteligencia artificial, regístralas automáticamente en Excel, SharePoint o tu ERP y activa alertas de impago con total control humano.
Validación matemática automática y control de proveedores nuevos.
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Llega email con PDF adjuntoBuzón facturas@tuempresa.comDetectado
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Lectura semántica con IAExtracción de CIF, bases, IVA y total99.4% precisión
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Validación matemáticaBases + IVA = Total verificadoConforme
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Registro y archivadoFila en SharePoint + PDF renombrado en nubeArchivado
El problema del picado manual de facturas en las pymes
En la mayoría de empresas, una persona cualificada dedica horas cada semana a tareas puramente mecánicas: abrir correos, guardar archivos adjuntos con nombres caóticos, transcribir importes a mano y revisar extractos bancarios. Automatizar facturas elimina esa fricción de raíz.
Elimina horas de introducción manual
Los datos se leen y se vuelcan en segundos desde que el proveedor envía el correo electrónico, sin esperas ni acumulaciones a final de mes.
Cero errores en cifras o NIF
Se acabaron las erratas tipográficas por teclear números aprisa. La automatización valida que las sumas cuadren exactamente antes de dar por buena la factura.
Archivo documental organizado
Cada PDF queda guardado en la carpeta del año y proveedor correspondiente con una nomenclatura limpia y homogénea para la gestoría.
Ver gestión documental automática →Flujo detallado: de la bandeja de entrada al asiento contable
Diseñamos flujos robustos que conectan cada eslabón del proceso administrativo:
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1. Detección automática en la bandeja de entrada
Un webhook o tarea programada monitoriza el correo dedicado a proveedores. Identifica mensajes con adjuntos en PDF e ignora correos publicitarios o respuestas sin documentos.
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2. Extracción inteligente de metadatos
El documento pasa por un modelo de visión o extracción estructurada que localiza: nombre del proveedor, NIF/CIF, número de factura, fecha de emisión, fecha de vencimiento, desglose de tipos impositivos y total final.
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3. Verificación de duplicados y regla antifraude
El flujo comprueba en la base de datos si ya existe una factura registrada con ese mismo número y emisor. Si existe, frena el proceso y avisa para prevenir dobles pagos.
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4. Registro en el sistema de destino
La información validada se inserta como una nueva fila en SharePoint, Excel Online o directamente en tu ERP contable a través de su API.
Qué revisar SIEMPRE a mano: el criterio de seguridad humana
La automatización inteligente debe facilitar el trabajo, no generar riesgos contables. En todos nuestros despliegues establecemos un protocolo de revisión manual para casos específicos:
- Proveedores nuevos en el sistema: La primera vez que entra una factura de un CIF desconocido, el sistema solicita confirmación humana para vincularlo a su cuenta contable correcta.
- Discrepancias en redondeos o retenciones: Facturas con retenciones de IRPF complejas o descuadres de céntimos en el cálculo de impuestos se desvían a una cola de revisión señalando la duda exacta.
- Facturas que superen un importe límite: Puedes definir un umbral (por ejemplo, facturas superiores a 3.000 €) que requieran visto bueno expreso antes de autorizar el pago.
- Facturas manuscritas o de baja calidad: Fotografías borrosas o tickets arrugados donde la confianza de lectura baje de un determinado porcentaje se derivan con alerta para comprobación visual.
Control de cobros y avisos automáticos de impago
La otra cara de la moneda son las facturas que emites a tus clientes. Mantener la tesorería al día requiere constancia para avisar antes y después de que venza una factura.
Conectamos tu registro de facturación con flujos de comunicación automáticos: 3 días antes del vencimiento, el cliente recibe un recordatorio cordial con los datos de pago y la factura adjunta; si pasan 5 días de la fecha de vencimiento sin registro del cobro, se genera una notificación para tu departamento de cobros o un mensaje de seguimiento automático.
Todo el proceso queda registrado con fecha y hora para que cualquier persona del equipo conozca el estado de la gestión con ese cliente.
Preguntas frecuentes sobre automatización de facturas
¿Qué pasa si el proveedor cambia el formato o diseño de su factura en PDF?
Los modelos de visión e inteligencia artificial que integramos no dependen de coordenadas fijas en la página. Comprenden conceptos como 'base imponible', 'tipo de IVA', 'número de factura' o 'fecha de vencimiento', por lo que interpretan el documento correctamente aunque cambie la maquetación.
¿Es seguro automatizar la contabilidad sin supervisión humana?
No recomendamos automatizar al 100% sin supervisión. Implementamos validaciones automáticas (cálculo de suma de bases más IVA igual al total, comprobación de CIF conocido) y dejamos en revisión manual aquellas facturas que no superen el 100% de coherencia matemática o pertenezcan a nuevos proveedores.
¿Se pueden enviar avisos automáticos a clientes con facturas impagadas?
Sí. El sistema revisa periódicamente las fechas de vencimiento de las facturas emitidas pendientes de cobro y programa recordatorios amables por correo electrónico o WhatsApp, alertando al responsable financiero antes de emprender acciones mayores.
¿Se puede registrar la información directamente en nuestro ERP?
Sí, si tu programa de facturación o ERP (Holded, Factusol, Sage, SAP, etc.) dispone de API o admite importación estructurada de ficheros. Si no, podemos registrar los datos en SharePoint o Excel para una importación periódica limpia.
¿Cuánto tiempo ahorra este sistema en un departamento de administración?
Depende del volumen mensual de facturas recibidas. Un administrativo suele dedicar entre 2 y 4 minutos por factura a abrir el email, descargarla, leer los datos y picarlos. Multiplicado por cientos de facturas al mes, el ahorro de tiempo suele rondar el 70-80% del tiempo dedicado a tareas mecánicas de introducción.
Libera a tu equipo del picado manual de facturas
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