Automatización de facturación y contabilidad para pymes
Las facturas llegan por email, se leen solas, se registran en tu software y el sistema avisa si alguien no ha pagado. Sin teclear, sin olvidar, sin errores de IVA.
¿Qué tareas de facturación se pueden automatizar?
Si la tarea se repite más de dos veces a la semana y sigue siempre el mismo patrón, se puede automatizar. Estos son los casos más comunes en pymes españolas:
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Lectura automática de facturas recibidas (OCR + IA)
El sistema extrae de cada PDF: proveedor, fecha, número de factura, base imponible e IVA. Sin tocarlo.
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Registro automático en ERP o hoja de cálculo
Los datos extraídos se escriben solos en Holded, Sage, Google Sheets o tu Excel contable.
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Alertas de vencimiento de facturas
Cuando una factura emitida llega a su fecha de vencimiento sin cobro registrado, el sistema te avisa por email o Slack.
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Recordatorios de cobro por email y WhatsApp
Mensaje personalizado al cliente a los 3, 7 y 15 días de impago. Se escala automáticamente y para cuando se cobra.
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Conciliación bancaria automática
El extracto bancario se cruza con las facturas emitidas y se marcan las cobradas sin intervención humana.
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Emisión automática de facturas recurrentes
Para clientes con cuota mensual, la factura se genera y envía sola cada mes sin que tengas que acordarte.
Lectura automática de facturas con IA y OCR
El flujo más demandado por nuestros clientes funciona así: llega un email con una factura adjunta en PDF → un agente de IA extrae los campos relevantes (proveedor, NIF, fecha, importe, IVA) → los datos se registran automáticamente en tu software contable o en una hoja de Google Sheets → recibes una notificación en Slack o por email con el resumen.
Las herramientas que usamos dependen de tu presupuesto y volumen. Para facturas estructuradas (siempre del mismo proveedor y formato), n8n con un modelo de extracción sencillo es suficiente. Para facturas variadas o manuscritas, combinamos n8n + OpenAI Vision (GPT-4o) o Make + Google Document AI. El resultado es un índice de precisión superior al 97 % en facturas digitales bien generadas.
Este sistema elimina entre 2 y 5 horas semanales de trabajo de introducción de datos en pymes con más de 30 facturas al mes. Para una asesoría o gestoría que procesa centenares de facturas de clientes, el ahorro puede superar los 15 días de trabajo al mes.
Automatizar recordatorios de pago y cobros
La morosidad es uno de los principales problemas de liquidez de las pymes. Sin embargo, el 60 % de los impagos se resuelven con un simple recordatorio enviado a tiempo. El problema es que nadie tiene tiempo de revisar cada factura pendiente cada semana.
Nuestra automatización de cobros funciona así: cada noche el sistema comprueba qué facturas han vencido sin cobro registrado. Para cada una, consulta si ya se envió un recordatorio previo. Si no, envía un primer email amable con el PDF adjunto y los datos bancarios. A los 7 días, si no hay respuesta, envía un segundo aviso más directo. A los 15 días, escala a tu gestor o al equipo comercial con un resumen de la situación. El sistema se detiene en cuanto se registra el cobro. Resultado habitual: una reducción de entre 8 y 12 días en el período medio de cobro.
Integración con tu software de facturación actual
No hace falta cambiar de herramienta. Integramos los flujos automáticos con el software que ya usas:
- Holded — integración nativa vía API REST
- Factusol y Contasol — importación automática de asientos en CSV
- Sage 50 / Sage 200 — integración mediante ODBC o módulo de importación
- A3 Asesor / A3con — importación de asientos y facturas
- Billin — API oficial para creación y envío de facturas
- Xero y QuickBooks — API REST con OAuth2
- Google Sheets / Excel — para empresas sin ERP o como capa intermedia
Si tu software no aparece en la lista, escríbenos: si tiene API, fichero de importación o acceso a base de datos, encontraremos la forma de integrarlo.
Automatizar la conciliación bancaria
La conciliación bancaria es comparar lo que dice el banco con lo que dicen tus facturas. Manualmente puede llevar horas cada semana; de forma automática tarda segundos. El proceso es el siguiente: el sistema descarga el extracto bancario en formato CSV o lo obtiene directamente mediante Open Banking (PSD2, disponible en la mayoría de entidades españolas). A continuación cruza cada movimiento de crédito con las facturas emitidas pendientes de cobro, usando importe y referencia como criterios de coincidencia. Las facturas que casen se marcan como cobradas en tu ERP o hoja. Las que no casen se agrupan en un informe para revisión manual.
Este flujo es compatible con CaixaBank, BBVA, Santander, Sabadell y la mayoría de entidades que ofrecen descarga de extracto en CSV o tienen acceso Open Banking. La implantación no requiere cambiar de banco ni contratar ningún servicio adicional.
Preguntas frecuentes sobre automatización de facturación
¿Se pueden leer facturas en PDF de forma automática?
Sí. Mediante OCR combinado con modelos de IA (como GPT-4o Vision o Google Document AI) extraemos el número de factura, la fecha, el proveedor, la base imponible y el IVA de cualquier PDF, incluso si no tiene capa de texto. La precisión supera el 97 % en facturas digitales bien generadas y el 90 % en documentos escaneados de buena calidad.
¿Con qué software de facturación trabajáis?
Integramos con Holded, Factusol, Contasol, Sage, A3, Billin, Xero, QuickBooks y cualquier sistema con API o exportación CSV/Excel. Si tienes un ERP propio o sectorial, podemos valorar la integración tras una llamada técnica.
¿Cómo funciona el recordatorio automático de impagos?
El sistema detecta facturas vencidas sin pago, espera el número de días que configures y envía un email o mensaje de WhatsApp personalizado al cliente. Si sigue sin pagar, escala a un segundo y tercer aviso. Se detiene automáticamente en cuanto se registra el cobro.
¿Puedo automatizar la conciliación bancaria sin cambiar de banco?
Sí. Conectamos a tu banco mediante Open Banking (PSD2) o mediante la descarga del extracto CSV/OFX. Cruzamos los movimientos con tus facturas emitidas y marcamos las cobradas automáticamente. No es necesario contratar ningún servicio adicional en tu entidad.
¿Cuánto tiempo tarda la implantación?
Una automatización de lectura de facturas y registro en hoja de cálculo o ERP suele estar lista en 1-2 semanas. Los flujos más complejos con conciliación bancaria y recordatorios de cobro requieren entre 3 y 5 semanas de desarrollo y pruebas.
¿Cuántas horas pierdes cada mes con facturas y cobros?
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