Automatización de emails y gestión de documentos para empresas
Cada email que llega se clasifica solo, el adjunto va a su carpeta y el contrato se envía a firmar sin que nadie lo tenga que gestionar manualmente. Tu bandeja de entrada deja de ser un caos.
¿Cuántas horas pierdes al día con el email?
Según estudios de productividad, los trabajadores de oficina dedican entre 2 y 3 horas diarias a gestionar el correo electrónico. En una pyme sin procesos definidos, una parte importante de ese tiempo se va en tareas que no aportan valor: reenviar emails a la persona correcta, descargar adjuntos y moverlos a la carpeta adecuada, copiar datos de un email a un Excel, o buscar un contrato firmado de hace seis meses entre cientos de mensajes.
La automatización de emails no elimina el correo de tu vida, pero sí elimina todo el trabajo repetitivo que lo rodea. Los emails se clasifican, se archivan y se derivan solos. Tú solo intervenes cuando hay una decisión que tomar.
Clasificación automática de correos con IA
Cada email que entra en tu bandeja pasa por un agente de IA que analiza el asunto, el remitente y el cuerpo del mensaje. En décimas de segundo decide a qué categoría pertenece: factura de proveedor, consulta de cliente, pedido, reclamación, albarán o newsletter. A partir de esa clasificación, el sistema actúa en consecuencia: lo reenvía a la persona correcta, lo etiqueta en el cliente de correo, crea una tarea en tu gestor de proyectos, o extrae los datos y los escribe en tu CRM.
Un ejemplo real: una empresa de distribución recibe a diario pedidos de clientes por email en formatos libres. Con la automatización, cada pedido se detecta, se extrae la cantidad y el producto, y se crea automáticamente un albarán en su ERP. El tiempo de procesamiento pasó de 45 minutos diarios a cero. Los pedidos urgentes se etiquetan y llegan a WhatsApp del responsable en segundos.
Archivo automático de adjuntos en SharePoint o Drive
Cada vez que llega un email con adjunto, el sistema lo descarga y lo ubica en la carpeta correcta de SharePoint, Google Drive, OneDrive o Dropbox. La carpeta destino se determina por el tipo de documento (factura, contrato, albarán), el remitente, el cliente o el proyecto al que pertenece. El nombre del archivo se estandariza automáticamente según tus reglas: por ejemplo, 2024-11_FacturaProv_NombreProveedor_REF123.pdf.
Las ventajas son inmediatas: se acaba el "no encuentro el contrato de X", se cumple con las políticas de retención documental y todos los miembros del equipo saben exactamente dónde buscar cualquier documento. El sistema también genera un registro de auditoría con fecha, remitente y ubicación de cada archivo.
Automatización de contratos: firma digital y archivado
El ciclo completo de un contrato puede automatizarse de principio a fin: se genera el documento a partir de una plantilla con los datos del cliente (tomados de tu CRM o de un formulario web), se envía automáticamente a las partes para su firma electrónica y, en cuanto está firmado, se archiva en la carpeta correcta y se notifica al equipo. Este flujo elimina retrasos, garantiza que nadie firme una versión antigua y deja trazabilidad completa de cada contrato.
Las plataformas de firma que integramos son DocuSign, PandaDoc, HelloSign (Dropbox Sign) y Signaturit (con certificación eIDAS para el mercado español). La integración se hace mediante las APIs oficiales de cada plataforma, sin coste adicional de licencia por nuestra parte.
Automatizar albaranes y documentos de operaciones
Los albaranes son uno de los documentos más caóticos en empresas de distribución, logística o construcción. Llegan por email, en papel escaneado, o como archivos adjuntos de proveedores con formatos dispares. Con nuestro sistema, cada albarán se detecta, se extrae la información clave (proveedor, fecha, número, referencias de producto, cantidades) y se registra en tu ERP o hoja de control. Los albaranes sin confirmar generan una alerta al responsable de almacén.
También automatizamos la generación de albaranes de salida: cuando se aprueba un pedido en tu sistema, el albarán de entrega se crea automáticamente con los datos correctos, se envía al cliente y queda archivado. Se elimina el paso de "crear el albarán a mano en el ERP", que en empresas con volumen puede suponer decenas de acciones diarias.
Flujo completo: de email a CRM y facturación
El email es a menudo el punto de entrada de muchos procesos de negocio: un cliente manda un pedido, una consulta se convierte en oportunidad de venta, o un proveedor manda una factura que hay que registrar. La automatización conecta todos esos puntos.
Un flujo típico para equipos comerciales: email de cliente nuevo llega → IA extrae nombre, empresa y motivo del contacto → se crea automáticamente un contacto en el CRM → se asigna al comercial correspondiente por zona o producto → el comercial recibe una notificación en su móvil con el resumen. Si el email era una orden de compra, el flujo continúa hacia facturación para generar el pedido y el albarán automáticamente.
Preguntas frecuentes sobre automatización de email
¿Puede la IA clasificar cualquier tipo de email?
Sí. Los modelos de lenguaje actuales clasifican emails en categorías como factura, albarán, consulta, reclamación, pedido o spam con una precisión superior al 95 %. Configuramos las categorías según tu negocio y el sistema aprende de las correcciones que hagas durante la primera semana.
¿Dónde se archivan los documentos automáticamente?
Podemos archivar en SharePoint, Google Drive, Dropbox, OneDrive o cualquier servidor de ficheros con acceso de red. La estructura de carpetas la diseñamos contigo. También podemos crear índices en Excel o base de datos para facilitar la búsqueda posterior.
¿Qué plataformas de firma digital integramos?
DocuSign, PandaDoc, HelloSign (Dropbox Sign) y Signaturit. El contrato se genera automáticamente, se envía para firma y, al firmarse, se archiva en la carpeta correcta y se notifica a tu equipo. Signaturit ofrece certificación eIDAS válida para contratos con plena validez legal en España.
¿Funciona con Gmail y Outlook?
Sí. Integramos con la API de Gmail (Google Workspace), Microsoft Outlook (Microsoft 365) y cualquier servidor IMAP/SMTP. Para Microsoft 365, usamos la API de Microsoft Graph, que da acceso completo a buzones, calendarios y archivos.
¿Puedo automatizar solo el archivado de adjuntos sin tocar la clasificación?
Por supuesto. Podemos implantar únicamente el archivado automático de adjuntos (facturas, contratos, albaranes) sin necesidad de clasificar el cuerpo del email. Es una automatización más sencilla y de implantación más rápida que podemos tener lista en menos de una semana.
¿Tu bandeja de entrada te roba tiempo cada día?
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